散らかったデータをなんとかせねば
私はいま、会社でチームリーダーを任せてもらっています。日々の業務で部門のメンバーと共有するフォルダを使う機会が多いのですが、このフォルダには少し悩みがあります。
実はこの共有フォルダ、私が配属される前から10年以上使われている年季モノ。過去のメンバーの手で育てられてきた歴史あるフォルダではありますが、中をのぞくと似たような名前のファイルが並び、何階層も深くもぐり、どれが最新版なのか分かりづらかったり、不要になった資料がそのまま残っていたりと、なかなか整理が追いついていない状態です。
昨年度は「とりあえず現状維持で」ということになり、私もそのまま運用してきました。ですが、この6月・新年度を迎えたいまこそ、思い切って見直したいと感じています。
なぜなら「みんなで使うもの」だからこそ、もっとシンプルで分かりやすいほうが、良くないですか？
フォルダ整理で、仕事がもっとスムーズに
フォルダを整理することで、いくつものメリットがあるはず。
まず一番大きいのは、探す時間の大幅な削減です。必要な資料がすぐに見つかれば、「あれ、どこに保存したっけ？」と迷う時間が減り、本来の業務に集中できます。データを検索窓で探すのもひと手間じゃないですか。
そして業務の引き継ぎがスムーズになるはず。異動や退職、新人教育のタイミングでも、構造が分かりやすいフォルダなら、誰が見ても迷わずアクセスできるので、ワタシに何かあっても‥大丈夫にしておきたい。
資料の配置や名前にルールを設定すれば、経験の浅いメンバーにも伝わりやすくなります。いまはそのルールすら皆無なので、共有する場所が無法地帯になっているのです。
チーム全体の力を高める環境づくり
また、フォルダが整っていると情報共有も効率的になるはず。同じ資料を何度も送受信する必要がなくなり、最新版の把握ミスや作業の重複も減らせることも期待できます。
あと考えられるのは、ミスの予防。過去のトラブル対応フォルダを作って、そこに事例を残しておけば、似たケースに迅速に対応できますし、マニュアルやFAQを整理することで、誰が対応しても一定のクオリティが保てます。こうして業務を属人化しないことにもつなげたい。
そして何より、きちんと整った環境は、チームのモチベーションアップにつながるのではないでしょうか。
見た目に整っていると、私たち自身も自信と誇りを持って働けるようになるのではないか。そんなイメージが湧きます。
実は個人的にこれが一番重要なポイントなんです。だって、せっかくなら探しものであれこれ迷わず、気分よく仕事したいじゃないですか？
とはいえ、この整理案。これはあくまで私の考えなので、メンバーが納得したうえですすめていきたいと思います。
おしまい≡⊂( ^-^)⊃♫
